Module 128 minPour : Direction

Sécurité et données personnelles

Savoir en clair comment Carnet protège vos données et celles de vos clients, et ce qui reste à votre charge.

Ce que fait Carnet

Où sont vos données

• Un serveur pour votre entreprise seule, avec sa propre base : vos dossiers ne sont jamais mélangés à ceux d’une autre entreprise. Dans l’installation prévue, il est loué à votre nom, en Allemagne (Union européenne), avec une copie complète chaque jour.
• Aucun outil de statistiques, de suivi ni de publicité : les polices de caractères sont servies par votre propre serveur.
• Les photos sont nettoyées de leurs informations cachées, dont la position GPS.

Qui reçoit quoi

Les accès

• Chacun a son compte et son rôle. Les essais de mot de passe sont limités. Changer son mot de passe ferme les sessions ouvertes sur les autres appareils.
• La double authentification s’active dans Profil ; votre installateur peut l’imposer à la Direction, ou à tout le monde.
• Les liens envoyés aux clients sont personnels et impossibles à deviner ; ils se régénèrent ou se désactivent depuis la fiche. Les pages client ne sont jamais référencées par les moteurs de recherche.
• Les téléphones effacent leurs dossiers à la déconnexion, et après 14 jours sans connexion.
• Les salariés ne sont jamais géolocalisés : les statuts En route, Sur place, Terminé sont des heures qu’ils déclarent.

Le journal des modifications

Qui a modifié quoi, et quand : chaque changement est noté et gardé un an. Sur une fiche client, Plus › Modifications du dossier montre celles du dossier.

Les durées de conservation

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1. 1Durée de la corbeille
2. 2Clients sans activité
3. 3Anciens salariés
4. 4Indicateurs par technicien

• 1 Durée de la corbeille : un dossier supprimé reste récupérable 90 jours (30 au minimum), puis il est anonymisé tout seul.
• 2 Clients sans activité : un filtre dans la liste des clients pour revoir ceux sans activité depuis 3, 5 ou 10 ans. Rien n’est effacé automatiquement.
• 3 Comptes des anciens salariés : un compte coupé est anonymisé après 12 mois (au choix 3, 6, 12 ou 24).
• 4 Afficher les indicateurs par technicien : voir le module 11.

Tout seul aussi : les absences s’effacent 13 mois après leur fin, les journaux de connexion et de modifications après un an.

Quand un client exerce ses droits

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1. 1Exporter les données
2. 2Anonymiser le client

• « Que savez-vous sur moi ? » : Exporter les données 1 crée un dossier compressé avec tout son dossier (aussi pour un client à la corbeille).
• « Effacez mes données » : Anonymiser le client 2 (Direction seulement). Son identité, ses coordonnées, ses notes, ses photos, ses signatures disparaissent ; restent le département, les équipements et les dates d’intervention.
• « Je ne veux plus de rappels » : cochez Ne pas lui envoyer de rappels sur sa fiche.

Ce que vous devez faire

Votre entreprise est responsable des données de ses clients et de ses salariés. Carnet vous aide, mais ces points restent à votre charge :

1. Signez les contrats de sous-traitance : avec votre hébergeur, avec votre installateur s’il garde un accès pour la maintenance, et avec Mistral AI si vous choisissez ce moteur de lecture des plaques.
2. Informez vos salariés avant d’utiliser les statuts du technicien et les indicateurs par technicien (et consultez le CSE s’il existe).
3. Activez la double authentification, au moins pour les comptes de la Direction.
4. Coupez le compte d’un salarié le jour de son départ (Équipe › Compte actif).
5. N’écrivez jamais de donnée de santé ni de code d’alarme complet dans les notes, les accès ou les absences.
6. Répondez aux demandes de vos clients (accès, effacement) avec les boutons ci-dessus.
7. Vérifiez vos mentions dans Paramètres › Entreprise : elles s’impriment sur les PDF et en bas des pages client, avec la façon de vous contacter pour exercer ses droits.